Operationele kosten, vaak OPEX genoemd, zijn de kosten van het draaiend houden van je bedrijf die niet gekoppeld zijn aan het produceren van één eenheid. Huur, salarissen, software-abonnementen, verzekeringen en marketing horen hier allemaal bij. Ze blijven ongeveer gelijk of je nu 100 of 500 eenheden per maand verkoopt.
OPEX is de basiskost om de deuren open te houden. Het bepaalt ook je break-evenpunt, want de brutowinst moet dit eerst dekken voordat je iets verdient.
Uitgewerkt voorbeeld. Een bureau van drie personen betaalt 1.800 euro huur, 14.500 euro aan salarissen inclusief werkgeverslasten, 600 euro voor software, 400 euro voor boekhouding en 2.700 euro voor marketing. De maandelijkse OPEX is 20.000 euro. Bij een brutomarge van 55 procent moet het bureau 36.364 euro per maand factureren om dat alleen al te dekken.
Oprichters onderschatten OPEX op twee manieren. De eerste is werkgeverslasten vergeten. Een brutosalaris van 3.500 euro kost het bedrijf in veel Europese landen ongeveer 4.400 euro per maand zodra sociale premies erbij komen. Begroot de volledige werkgeverskost, niet het brutosalaris. De tweede is de long tail van kleine abonnementen. Tien tools van 30 tot 90 euro per stuk tellen op tot enkele honderden euro's per maand en verschijnen zelden in een eerste concept.
De andere veelgemaakte fout is elke operationele kost vast noemen. OPEX is vast op korte termijn, niet voor altijd. Je kunt software opzeggen, advertentiebudget verlagen of huur heronderhandelen. Splits je OPEX in twee kolommen: wat je volgende maand hoe dan ook moet betalen, ook bij nul omzet, en wat je binnen 30 dagen zou kunnen stoppen. De eerste kolom is het getal dat bepaalt hoeveel runway je echt nodig hebt.
In het financiële plan dat Foundor genereert, vormen operationele kosten een eigen blok, gescheiden van de kostprijs van de omzet.
