Dòng tiền là số tiền thực sự di chuyển vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng của bạn trong một khoảng thời gian. Nó được chia thành ba phần: hoạt động, đầu tư và tài chính. Dòng tiền khác với lợi nhuận vì hóa đơn, hàng tồn kho và các khoản trả nợ vay chạm vào tài khoản của bạn ở những thời điểm khác với thời điểm chúng ảnh hưởng đến báo cáo lợi nhuận.
Dòng tiền hoạt động là tiền từ khách hàng trừ đi tiền trả cho nhà cung cấp, nhân viên và cơ quan thuế. Dòng tiền đầu tư bao gồm việc mua và bán tài sản, chẳng hạn một cỗ máy hay một phương tiện. Dòng tiền tài chính bao gồm các khoản vay nhận vào hoặc trả lại, và vốn góp hoặc phân phối.
Ví dụ minh họa. Trong tháng Tư bạn xuất hóa đơn 50.000 euro, nhưng hai khách hàng với 18.000 euro hóa đơn trả tiền vào tháng Năm, nên chỉ có 32.000 euro vào tài khoản. Bạn trả 28.000 euro tiền lương và hóa đơn nhà cung cấp, và 12.000 euro cho một cỗ máy đã qua sử dụng. Dòng tiền hoạt động là 4.000 euro, dòng tiền đầu tư là âm 12.000 euro, và tài khoản của bạn giảm 8.000 euro. Báo cáo lợi nhuận tháng Tư của bạn vẫn có thể cho thấy kết quả khả quan.
Sai lầm khiến nhiều công ty non trẻ sụp đổ là lập kế hoạch doanh thu và chi phí theo tháng trong khi giả định rằng thanh toán diễn ra vào ngày xuất hóa đơn. Điều đó hiếm khi xảy ra. Hãy xây dựng kế hoạch với các điều khoản thanh toán thực tế. Nếu bạn xuất hóa đơn với hạn 30 ngày và khách hàng trả trung bình sau 45 ngày, tiền sẽ đến sáu tuần sau khi công việc hoàn thành, và sáu tuần lương phải được tài trợ từ đâu đó.
Sai lầm thứ hai là quên VAT. Bạn thu VAT cùng với hóa đơn và chuyển giao nó sau. Số tiền đó nằm trong tài khoản của bạn nhưng không phải của bạn. Người sáng lập nào tiêu số tiền đó chỉ nhận ra khoảng thiếu hụt khi đến hạn nộp thuế.
Một bảng kế hoạch dòng tiền hằng tháng cho mười hai tháng tới, cho thấy số dư ngân hàng đầu kỳ và cuối kỳ của mỗi tháng, là bảng hữu ích nhất trong một bản kế hoạch kinh doanh.
