Khấu hao tài sản hữu hình và vô hình dàn trải chi phí của một tài sản dài hạn qua các năm bạn sử dụng nó. Khấu hao (depreciation) áp dụng cho các vật thể hữu hình như máy móc và xe cộ. Phân bổ (amortization) áp dụng cho tài sản vô hình như giấy phép phần mềm và bằng sáng chế. Bạn chia giá mua cho số năm sử dụng hữu ích.
Một ví dụ. Một cỗ máy giá 30.000 euro được sử dụng trong năm năm tạo ra 6.000 euro khấu hao mỗi năm.
Khấu hao tồn tại vì việc mua một cỗ máy không giống như tiêu tiền cho hư vô. Bạn vẫn sở hữu tài sản đó và nó tạo ra giá trị trong nhiều năm. Cơ quan thuế công bố các bảng thời gian sử dụng hữu ích quy định số năm, và các giá trị này khác nhau theo từng quốc gia. Một chiếc xe tải thường được khấu hao trong năm hoặc sáu năm, đồ nội thất văn phòng trong hơn mười năm, và một chiếc laptop trong một đến ba năm.
Ví dụ minh họa theo phương pháp đường thẳng. Bạn mua một chiếc xe giao hàng giá 36.000 euro với thời gian sử dụng hữu ích sáu năm. Khấu hao hằng năm là 6.000 euro, tức 500 euro mỗi tháng. Trong năm đầu tiên, tài khoản ngân hàng của bạn giảm 36.000 euro, nhưng báo cáo lợi nhuận chỉ cho thấy 6.000 euro chi phí. Sau sáu năm, chiếc xe có giá trị bằng không trong sổ sách của bạn, dù bạn vẫn có thể bán được nó.
Sai lầm mà hầu như mọi người sáng lập lần đầu đều mắc phải là tính hai lần. Họ ghi khoản mua 36.000 euro là một chi phí trong năm mua và cũng ghi 6.000 euro khấu hao mỗi năm. Khoản mua thuộc về kế hoạch dòng tiền và bảng cân đối kế toán của bạn. Chỉ có khấu hao thuộc về báo cáo lợi nhuận.
Sai lầm thứ hai là bỏ qua khấu hao vì nó không phải là tiền mặt. Nó không phải là tiền mặt hôm nay, nhưng đó là một lời cảnh báo: đến một lúc nào đó bạn sẽ phải thay chiếc xe, và đó sẽ là tiền mặt. Nếu kế hoạch của bạn cho thấy 6.000 euro khấu hao mỗi năm mà không có khoản mua thay thế nào ở năm thứ bảy, kế hoạch đó chưa hoàn chỉnh.
Bản kế hoạch tài chính được Foundor tạo ra liệt kê khấu hao riêng biệt, để bạn có thể theo dõi bước chuyển từ EBITDA sang EBIT.
