Chi phí hoạt động, thường gọi là OPEX, là các chi phí vận hành doanh nghiệp không gắn với việc sản xuất một đơn vị sản phẩm cụ thể. Tiền thuê, lương, phí thuê bao phần mềm, bảo hiểm và marketing đều thuộc nhóm này. Chúng gần như không đổi dù bạn bán 100 hay 500 đơn vị trong một tháng.
OPEX là chi phí nền tảng để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Nó cũng xác định điểm hòa vốn của bạn, vì lợi nhuận gộp phải đủ trang trải nó trước khi bạn có lãi.
Ví dụ minh họa. Một công ty tư vấn ba người trả 1.800 euro tiền thuê, 14.500 euro lương bao gồm cả các khoản đóng góp của người sử dụng lao động, 600 euro cho phần mềm, 400 euro cho kế toán và 2.700 euro cho marketing. OPEX hằng tháng là 20.000 euro. Với biên lợi nhuận gộp 55 phần trăm, công ty phải xuất hóa đơn 36.364 euro mỗi tháng chỉ để trang trải khoản này.
Người sáng lập thường đánh giá thấp OPEX theo hai cách. Cách thứ nhất là quên các khoản chi phí của người sử dụng lao động. Một mức lương gộp 3.500 euro thường khiến công ty tốn khoảng 4.400 euro mỗi tháng ở nhiều nước châu Âu khi tính thêm các khoản đóng góp an sinh xã hội. Hãy lập ngân sách cho toàn bộ chi phí người sử dụng lao động, không chỉ lương gộp. Cách thứ hai là phần đuôi dài của các khoản thuê bao nhỏ. Mười công cụ với giá từ 30 đến 90 euro mỗi công cụ cộng lại thành vài trăm euro mỗi tháng và hiếm khi xuất hiện trong bản nháp đầu tiên.
Sai lầm phổ biến khác là gọi mọi chi phí hoạt động là chi phí cố định. OPEX cố định trong ngắn hạn, chứ không phải mãi mãi. Bạn có thể hủy phần mềm, cắt chi tiêu quảng cáo hoặc đàm phán lại tiền thuê. Hãy chia OPEX của bạn thành hai cột: những gì bạn phải trả vào tháng tới ngay cả khi doanh thu bằng không, và những gì bạn có thể dừng trong vòng 30 ngày. Cột đầu tiên là con số xác định bạn thực sự cần bao nhiêu thời gian còn lại (runway).
Trong kế hoạch tài chính mà Foundor tạo ra, chi phí hoạt động tạo thành một khối riêng, tách biệt với giá vốn hàng bán.
